Managementassistent(e) (32-40uur)

Soort opdracht: Extern

Geplaatst: 20/11/2018

  • Omschrijving

    Functie omschrijving Tijdelijke Management Assistente (32-40 uur)
     
    Wat ga je doen:
    ​​​​​​Plannen, organiseren en uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel en administratief gebied, voor de directie, managementteam en de afdelingen.
     
    Secretariële ondersteuning
     
    Agendabeheer, een drukke taak met een druk bezette directeur en MT
    Alle in en uitgaande correspondentie gaat langs jou en je zorgt dat de juiste persoon de juiste stukken ontvangt
    Afhandelen van stukken of voorleggen voor afhandeling aan de juiste persoon
    Bewaken van de follow-up
    Bijhouden van de postregistratie.
    Documentenbeheer het CRM systeem
    Zelfstandig afhandelen van correspondentie, waaronder correspondentie van de afdeling Fiscaal en Accountancy. Bewaken van de follow up
    Verantwoordelijk voor de diverse administratieve taken zoals Horizontaal Toezicht, Uitstelregeling
    Controleren en corrigeren van teksten
    Stukken ondertekenen volgens gegeven bevoegdheden, stukken voorleggen ter ondertekening.
    Contacten met interne en externe relaties
    Ontvangen van externe relaties
    Opvragen van informatie
    Vergaderingen en bijeenkomsten organiseren en alle stukken verzamelen
    Afstemmen agenda van deelnemers
    Notuleren en voorbereiden van het vergaderverslag in concept, voorleggen voor goedkeuring en distribueren
    Bewaken van de voortgang van besluiten en afspraken en zo nodig rappelleren.
    Archivering
    Beheren van digitale dossiers
    Actueel houden van (digitale) dossiers en opschonen van dossiers
     
    Communicatie en marketing
     
    Beantwoorden van vragen, verschaffen van informatie
    Actualiseren en artikelen schrijven voor intranet
    (Laten) schrijven van blogs voor diverse social media
    Actualiseren van internetsite
     
    Administratieve ondersteuning
     
    Beheren van administratieve taken en procedures
    Verantwoordelijk voor het bewaren, beheren en vernietigen van documentatie
    Ondersteunen door het uitvoeren van analyses, bijwerken en generen van rapportages
    Zelfstandig afhandelen van diverse administratieve processen
    Coördinatie aangeleverde administratie klanten Proces en kwaliteitsverbetering
    Beschrijven en bewaken administratieve processen conform de compliance normen
    Informeren medewerkers over de administratieve procedures
    Geven van aanwijzingen en instructies over de te volgen werkwijzen en procedures
    Doen van voorstellen ter verbetering van administratieve processen
    Evalueren van bestaande dienstverlening en bijbehorende procedures en deze op grond hiervan verbeteren
    Rapporten en documenten verzendklaar maken en voorzien van een begeleidend schrijven
    Kwaliteitshandboek
     
    Facilitaire zaken
     
    Voorraadbeheer en inkoop kantoorartikelen en facilitaire artikelen
    Zorgdragen voor inrichting kantoor en beheer en onderhoud apparatuur
    Verhuizingen
    Introductieprogramma nieuwe medewerkers regelen
     
    Wie ben jij?
    Je bent tijdelijk beschikbaar per 2 januari 2019 voor 5 maanden
    Je hebt ervaring als Management Assistent
    Je bent stressbestendig en kunt goed in een hectische omgeving werken
    Je zegt nee als dit nodig is
    Je houdt van open en directe communicatie
    Je houdt ook van een gezellige sfeer, naast hard werken ook heerlijk kunnen lachen
     
    Functie eisen Tijdelijke Management Assistente (32-40 uur)
    Je hebt een Mbo/Hbo werk en denkniveau
    Je hebt een afgeronde secretaresse opleiding of een aantal jaar werkervaring als secretaresse
    Je kent de automatiseringssystemen
    Jouw Nederlandse taal is uitstekend

  • Externe Website

    U dient in te loggen om gebruik te maken van Freelanceopdrachten.nl

  • Opdrachtrubriek

    Secretariële Ondersteuners

  • Provincie

    Utrecht

  • Verspreiden via social media

LOG IN