Omschrijving
Functie omschrijving Tijdelijke Management Assistente (32-40 uur)
Wat ga je doen:
Plannen, organiseren en uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel en administratief gebied, voor de directie, managementteam en de afdelingen.
Secretariële ondersteuning
Agendabeheer, een drukke taak met een druk bezette directeur en MT
Alle in en uitgaande correspondentie gaat langs jou en je zorgt dat de juiste persoon de juiste stukken ontvangt
Afhandelen van stukken of voorleggen voor afhandeling aan de juiste persoon
Bewaken van de follow-up
Bijhouden van de postregistratie.
Documentenbeheer het CRM systeem
Zelfstandig afhandelen van correspondentie, waaronder correspondentie van de afdeling Fiscaal en Accountancy. Bewaken van de follow up
Verantwoordelijk voor de diverse administratieve taken zoals Horizontaal Toezicht, Uitstelregeling
Controleren en corrigeren van teksten
Stukken ondertekenen volgens gegeven bevoegdheden, stukken voorleggen ter ondertekening.
Contacten met interne en externe relaties
Ontvangen van externe relaties
Opvragen van informatie
Vergaderingen en bijeenkomsten organiseren en alle stukken verzamelen
Afstemmen agenda van deelnemers
Notuleren en voorbereiden van het vergaderverslag in concept, voorleggen voor goedkeuring en distribueren
Bewaken van de voortgang van besluiten en afspraken en zo nodig rappelleren.
Archivering
Beheren van digitale dossiers
Actueel houden van (digitale) dossiers en opschonen van dossiers
Communicatie en marketing
Beantwoorden van vragen, verschaffen van informatie
Actualiseren en artikelen schrijven voor intranet
(Laten) schrijven van blogs voor diverse social media
Actualiseren van internetsite
Administratieve ondersteuning
Beheren van administratieve taken en procedures
Verantwoordelijk voor het bewaren, beheren en vernietigen van documentatie
Ondersteunen door het uitvoeren van analyses, bijwerken en generen van rapportages
Zelfstandig afhandelen van diverse administratieve processen
Coördinatie aangeleverde administratie klanten Proces en kwaliteitsverbetering
Beschrijven en bewaken administratieve processen conform de compliance normen
Informeren medewerkers over de administratieve procedures
Geven van aanwijzingen en instructies over de te volgen werkwijzen en procedures
Doen van voorstellen ter verbetering van administratieve processen
Evalueren van bestaande dienstverlening en bijbehorende procedures en deze op grond hiervan verbeteren
Rapporten en documenten verzendklaar maken en voorzien van een begeleidend schrijven
Kwaliteitshandboek
Facilitaire zaken
Voorraadbeheer en inkoop kantoorartikelen en facilitaire artikelen
Zorgdragen voor inrichting kantoor en beheer en onderhoud apparatuur
Verhuizingen
Introductieprogramma nieuwe medewerkers regelen
Wie ben jij?
Je bent tijdelijk beschikbaar per 2 januari 2019 voor 5 maanden
Je hebt ervaring als Management Assistent
Je bent stressbestendig en kunt goed in een hectische omgeving werken
Je zegt nee als dit nodig is
Je houdt van open en directe communicatie
Je houdt ook van een gezellige sfeer, naast hard werken ook heerlijk kunnen lachen
Functie eisen Tijdelijke Management Assistente (32-40 uur)
Je hebt een Mbo/Hbo werk en denkniveau
Je hebt een afgeronde secretaresse opleiding of een aantal jaar werkervaring als secretaresse
Je kent de automatiseringssystemen
Jouw Nederlandse taal is uitstekend
Externe Website
U dient in te loggen om gebruik te maken van Freelanceopdrachten.nl
Opdrachtrubriek
Secretariële Ondersteuners
Provincie
Utrecht
Verspreiden via social media