Interim Management Assistente

Deze jonge organisatie verzorgt (beroeps)onderwijs en is gevestigd in Amsterdam. Zij willen van de klassieke vorm van een onderwijs naar een vorm waar de studenten persoonlijk onderwijs gaan volgen. De ambitie van deze organisatie is om het werken en leren dicht bij elkaar te brengen en dit te doen door met verschillende bedrijven in Amsterdam te werken. De missie luidt dan ook; door nauwe samenwerking met bedrijven en instellingen, praktijkgericht onderwijs op maat aan te kunnen bieden. Dit willen wij doen om studenten op hun eigen manier aan hun toekomst kunnen werken. Een grote organisatie met ongeveer 500 medewerkers verspreid over verschillende locaties.
 
Functie omschrijving Interim Management Assistant (32 uur)
Als management assistent werk je samen met een collega management assistent en de Bestuurssecretaris en samen vormen jullie het bestuurssecretariaat. Samen ondersteunen jullie het College van Bestuur, de Raad van Toezicht, de Ondernemingsraad en de vergaderingen van directie en management.
 
In de functie van management assistent wordt van je verwacht dat je accuraat en integer handelt, en het leuk vindt om proactief mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van het bestuurssecretariaat. De werkzaamheden zijn:
 
Notuleren van overleggen/ vergaderingen van diverse gremia (College van Bestuur, directie, ondernemingsraad en studentenraad);
Uitzetten en toezien op acties;
Beheer mailbox en agenda van de Voorzitter College van Bestuur en daarbij proactief handelen, zelfstandig mails oppakken, uitzetten, afhandelen;
Ondersteuning van beide bestuurders bij afwezigheid van je collega Management Assistent
In samenwerking met de bestuurssecretaris het samenstellen van agenda’s van vergaderingen (inhoud en stukken);
In samenwerking met de bestuurssecretaris zorgen voor communicatie van besluitvorming, opvolging van acties en besluiten;
Beheer (digitaal) archief /documentenbeheer;
Ondersteunen bij efficiënte en effectieve inrichting van de administratie (workflow en archief);
Postafhandeling en het verzorgen tekenpost bestuurders;
Ontvangen van gasten van bestuurders;
Verzorgen koffie/thee voor overleggen bestuur en directie.
 
Wie ben jij?
Je bent een professionele Management Assistant die in de hectiek van de dag de rust en het overzicht kan behouden. Je bent goed in het notuleren van vergaderingen en je vindt het een uitdaging om optimale ondersteuning te bieden aan het College van Bestuur. Je bent accuraat, integer en je hebt een flexibele instelling.
 
Functie eisen Interim Management Assistant (32 uur)
Een afgeronde secretariële opleiding, bijvoorbeeld Management Assistent/ Directiesecretaresse
Minimaal 4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur als management assistent van een College van Bestuur
Kennis van of affiniteit met het onderwijs; kennis van het MBO is een pré
Goed prioriteiten kunnen stellen, zelfstandig kunnen werken, stressbestendig
Kennis van het MS Office pakket
Ervaring met werken in een duo-baan is een pré
Beschikbaarheid op de dinsdag, donderdag en vrijdag
Verklaring omtrent gedrag